Looptijd van een contract

Partijen hebben vrijheid als het gaat om het bepalen van de looptijd van een contract. Er is geen beperking vanuit het aanbestedingsrecht, het mededingingsrecht of de jurisprudentie. Wel heeft de Europese Commissie enkele richtinggevende opmerkingen geplaatst:

  • de duur van een overeenkomst mag de mededinging op de markt niet verder beperken dan nodig is;
  • de verhouding tussen financiĆ«le belangen en vrije concurrentie moeten op elkaar worden afgestemd;
  • een lange contractduur kan gerechtvaardigd zijn, als een inschrijver bijvoorbeeld een enorme investering moet doen om de opdracht te kunnen uitvoeren en
  • de duur van een serviceovereenkomst zal in de praktijk vaak gelijk zijn aan de economische afschrijvingstermijn van de te onderhouden goederen.

Voor raamovereenkomsten geldt een aantal specifieke regels. Zo mag deze een looptijd hebben van maximaal 4 jaar (artikel 2.140, lid 3 van de Aanbestedingswet 2012). Onder bepaalde omstandigheden is een langere termijn mogelijk mits hiervoor strategische, economische of andere objectieve argumenten aangedragen worden. Bijvoorbeeld vanwege het exclusieve karakter van de te leveren goederen, diensten of werken. Overeenkomsten die onder een raamovereenkomst worden aangegaan, mogen doorlopen ook nadat de looptijd van de raamovereenkomst is verstreken.

Bij de afweging over de gewenste contractduur (en het opnemen van verlengingsopties) kunnen zaken als leveringszekerheid, het belang van de levering voor de organisatie en de ontwikkelingen in de markt meegewogen worden. Afhankelijk van de verwachte marktontwikkeling bepaalt u de optimale looptijd van de overeenkomst. Het is verstandig de afwegingen altijd vast te leggen in het aanbestedingsdossier. Dit voor het geval u door de Europese Commissie of andere belanghebbende verzocht wordt te onderbouwen waarom u voor een bepaalde looptijd heeft gekozen.

Vanuit de Code wordt gepleit voor langere contracttermijnen. Het duurt immers even voordat schoonmakers het schoon te maken object en schoonmaakroutines kennen en gebruikers zijn ingesteld op de nieuwe contractsafspraken. Zeker in een relatie van partnership kan tijdens de looptijd van een contract nog voordeel voor beide partijen worden behaald. Onder andere op het gebied van meer kwaliteit in dezelfde of mindere tijd (zonder dat de werkdruk verhoogd wordt), advies aan de opdrachtgever over slimmere werkwijzen of schoonmaakinnovaties.