Kennis van inkoop van schoonmaak

Algemene kennis
Inkoop is het proces van kopen van producten, goederen of diensten. Veel bedrijven en organisaties hebben medewerkers die belast zijn met inkoop. Grote bedrijven hebben vaak een aparte afdeling inkoop. Inkoop kan ook uitbesteed worden aan een professionele externe inkooporganisatie, een adviesbureau of intermediair als de eigen organisatie zelf niet over een inkoop afdeling beschikt en/of het aan de benodigde specifieke kennis, ervaring en tijd ontbeert. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij Europese aanbestedingen door de overheid (juridisch complex) of het inkopen van professionele (advies)dienstverlening (marktinzicht en productkennis).
De Code Schoonmaak adviseert in zo’n geval een erkende adviseur in te huren die conform de Code handelt. Deze adviseurs zijn te vinden via de VESA (Vereniging Erkende Schoonmaak Adviesbureaus, www.vesa.fm), EMCAS (Stichting Erkenning Makelaarskantoren en certificering van adviseurs in schoonmaakdienstverlening, www.schoonmaakmakelaar.nl) of via de website van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag (http://www.codeverantwoordelijkmarktgedrag.nl).
Voor meer informatie over inkoop, klik hier

Specifieke kennis van de schoonmaak
De markt voor schoonmaakdienstverlening werd de afgelopen jaren gedomineerd door minder vertrouwen en steeds lagere prijzen. Dit leidde tot grote onvrede op de markt, met als gevolg stakingen van schoonmakers. In een aantal marktontmoetingen hebben overheidsinkopers en facilitair managers van schoonmaakbedrijven met elkaar gesproken over de knelpunten in aanbestedingsprocedures en mogelijke oplossingen daarvoor.
Het resultaat van deze marktontmoetingen is een handreiking en een concrete uitwerking van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag. De handreiking ondersteunt (overheids) inkopers van schoonmaakdienstverlening om de Code in de praktijk te brengen. In de handreiking zijn per fase van het inkoopproces tips opgenomen om te sturen op meer kwaliteit, betrokkenheid en respect.

Er worden vier gouden regels voor de inkoop van schoonmaak genoemd:

  1. Doe recht aan belangen van alle partijen, dus van opdrachtgever en opdrachtnemer. Daarvoor moet de inkoper goed weten wat er speelt in de branche
  2. Stel de kwaliteit voorop, waarbij de prijs in relatie staat tot de kwaliteit. Leg daarbij kwaliteit zoveel mogelijk in functionele eisen en wensen vast. Stel criteria zo op dat de factor prijs niet doorslaggevend wordt. Neem in de criteria of de schoonmaak resultaatgericht en dagschoonmaak wordt.
  3. Zorg voor goede communicatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Regel dit niet alleen op directieniveau in maar ook op onderliggende niveaus, inkopers met de interne klachten en de facilitair manager maar ook de facilitair manager met de schoonmakers
  4. Maak heldere en controleerbare afspraken. Overleg ter controle van de contractsafspraken regelmatig met de interne klant en opdrachtnemer. Zorg dat werknemers van de opdrachtgever op de hoogte zijn van deze afspraken, zeker als minder uren beschikbaar zijn voor de schoonmaak of als wordt overgegaan van inspanningsgericht naar resultaatgerichte schoonmaak

Recht doen aan de belangen van alle partijen kan, als de inkoper weet waar hij over praat als hij het over schoonmaak heeft. Als hij weet welk resultaat de opdrachtgever met schoonmaak wil bereiken en hoe dat resultaat verkregen kan worden, wat de toegevoegde waarde van schoonmaak kan zijn/is voor de (doelen van de) opdrachtgever, wat nodig is om een schoon gebouw te krijgen, wat nodig is om tevreden gebruikers te krijgen en te houden.

Wilt u hier meer over weten?
Klik hier voor een verdere uitleg van de vier gouden regels
Klik hier voor de handreiking Goed inkopen: een schone zaak
Klik hier voor de whitepaper Resultaatgerichte en dagschoonmaak

Lees ook het bericht ‘Waarom leidinggevenden ook verstand van vloeren moeten hebben’ (bron: Service Management)