09 januari '23

Een veiling is niet geschikt om voor dienstverlening een contract in de markt te zetten

Een aantal keren zijn we in de Code betrokken geraakt bij een veiling als methodiek van aanbesteden, c.q. contractuitgifte. Toen we erin doken werden we niet enthousiast van het effect van de veiling op het feitelijk marktgedrag, en bij nadere studie zijn we tot het punt gekomen om duidelijk stelling te nemen: een veiling is ongeschikt als methode van uitgifte van een dienstverleningscontract.

  1. Kenmerken van een veiling
    In een systematiek van veiling wordt aan aanbieders de mogelijkheid geboden om, nadat is vastgesteld wat exact het product/de dienst is, en nadat is vastgesteld welke partijen mee mogen bieden (al dan niet na aan uitgewerkte selectiecriteria, al dan niet gewogen, te zijn getoetst), binnen een bepaald tijdsframe een nader bod uit te brengen, waarbij de concurrerende aanbieders bij biedingen alternerend door kunnen gaan, totdat er een laagste bieding overblijft, aan wie de dienst/het product dan gegund wordt. Essentieel is dat bij een veiling in de laatste, beslissende, fase door aanbieders aan een beperkt aantal knoppen gedraaid kan worden, de facto doorgaans maar aan een: de prijs. In de aanloopfase van een veiling is het mogelijk om kwalitatieve criteria te hanteren, zowel als drempel tot toetreding, als te wegen factor in de nadere selectie. Wij hebben een uitwerking gezien waarbij relevante kwaliteitscriteria best wel gedetailleerd zijn uitgewerkt en toegepast bij de voorselectie. Het is dus mogelijk in de eerste fase van een veiling kwaliteit mee te laten wegen.
    Een moderne variant is de elektronische veiling waarbij zowel de uitvraag als de inschrijvingen strak gereglementeerd en gedetailleerd moeten zijn. Bij een e-veiling wordt in de beslissende biedingsfase gedurende een vastgestelde tijd een window geopend waarbinnen bieders successievelijk hun bod kunnen aanpassen, en waarin alle betrokkenen kunnen zien hoe het finale biedingsverloop is.
  2. Voorwaarden voor een veiling als methodiek
    In de literatuur over veilingen ( zie ook het Pianoodocument over (elektronisch) veilen) wordt een aantal criteria genoemd waaraan de situatie moet voldoen om een veiling adequaat te kunnen hanteren:
    a. Het product moet voldoende gedefinieerd zijn, hoe meer standaard en herhaalbaar, hoe beter;
    b. Het product moet bij voorkeur een hefboomwerking hebben ( de prijshefboom moet eenduidig en effectief selecteren);
    c. Het product moet voldoende transparant en homogeen zijn. De dienst moet eenduidig gespecificeerd zijn, waardoor een goede en scherpe vergelijking tussen leveranciers mogelijk is;
    d. Er moet voldoende concurrentie zijn om alternatieve aanbiedingen te kunnen vergelijken; drie wordt wel als minimum gezien.Al deze voorwaarden zijn af te leiden uit de basisprincipes van marktwerking als economisch begrip. Daarbij is het principe dat er een evenwichtsprijs voor een goed of dienst tot stand zal komen wanneer er een gegeven verhouding bestaat tussen vraag en aanbod. In de economie wordt gesproken over een perfect werkende markt als deze de kenmerken heeft van voldoende vraag en aanbod, homogeniteit van product/dienst en transparantie.

    Marktwerking op zichzelf zien we niet als goed of fout, het kan als economisch principe leiden tot verbetering van effectiviteit en efficiency van het verkeer van goederen en diensten. Wel is het zaak goed te kijken naar de randvoorwaarden en naar de situationele context, met name als er, zoals in dienstverlening, mensen bij de uitvoering betrokken zijn.

  3. Veiling van dienstverleningscontracten
    Facilitaire dienstverlening wordt in meerjarige contracten uitbesteed, waarbij in de feitelijkheid relatief veel niet te voorziene situaties moeten worden ingecalculeerd. Vandaar dat er in kwaliteitscriteria veel aandacht is voor kwaliteit van leidinggeven en organisatie, opleiding van medewerkers, managementaandacht voor uitvoering, contingencyplannen voor onvoorziene situaties en de inrichting van bijsturend contractmanagement. In de finale afweging van keuze van aanbieders spelen deze immateriële factoren, die dan naar vermogen toetsbaar en vergelijkbaar gemaakt worden, doorgaans een doorslaggevende rol.Om in de biedingsfase van een veiling een level playing field te kunnen opleveren is het per definitie nodig om het aantal variabelen te minimaliseren. In de praktijk zien we dat de kwalitatieve afweging dan gewoon stopt en dat de finale kandidaten nog maar aan een knop kunnen draaien: de prijs. Terwijl de aangeboden kwaliteit dan door betrokken aanbieders al is vastgezet, en reken maar al stevig onder concurrentiele druk tegen een marginale prijs, wordt een window opengezet waarin alleen de prijs voor de biedingen nog omlaag kan. Daarbij hebben we meegemaakt dat in 90 minuten alsnog 15 à 20 % van de prijs wordt afgehaald, om maar het laagste bod te kunnen doen. Op een marge in de facilitaire branche van 3 à 7% is een 20% verschil in de laatste biedingsfase natuurlijk volstrekt onverantwoordelijk. En dat wordt echt alleen door de gehanteerde veilingsystematiek uitgelokt, in een normaal biedings- en wegingsproces zijn de checks and balances door partijen veel beter en professioneler te handhaven.

    Het grote verschil in prijs dat door de veiling systematiek wordt uitgelokt zet een enorme, onverantwoordelijke druk op de hele keten van dienstverlening: de opdrachtnemer moet op redelijke termijn een normale marge op zijn contract maken. Hij moet het verschil tussen de overeengekomen specificaties (inclusief KPI’s) en de feitelijk te leveren dienstverlening zo dicht mogelijk bij nul brengen. Als hij een productiviteitsgat van 20% moet overbruggen resulteert dat in enorme productiviteitsstijging, in de schoonmaak veel meer vierkante meters per uur bijvoorbeeld, het schrappen van opleidingsbudgetten, het bezuinigen op beschikbare uren voor objectleiding (waardoor de schoonmaker er helemaal alleen voor komt te staan), het eenzijdig en onaangekondigd verminderen van de overeengekomen kwaliteit (waar de medewerker dan weer klachten over moet incasseren), etc. Het is deze harde druk op arbeidsomstandigheden, productiviteit en sociaal beleid, als direct gevolg van feilen in marktwerking, waar we ons vanuit de Code Verantwoordelijk Marktgedrag vanaf het begin op hebben gefocust, noodgedwongen. Bij arbeidsintensieve dienstverlening heeft wat contractueel in de markt wordt uit onderhandeld, of zoals bij een veiling wordt gemanipuleerd, een directe en grote impact op de ruimte voor sociaal beleid, en dat in branches die daarin toch al niet luxe voorzien zijn. Een veiling van een dienstverleningscontract getuigt niet van enig respect voor de medewerkers die het moeten uitvoeren.

  4. Conclusie
    Door de inbreng van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag in de Nederlandse facilitaire markt zijn de afgelopen jaren de ergste excessen van een ongecontroleerde neerwaartse prijsspiraal uitgebannen. Maar de praktijk van veilingen van dienstverleningscontracten roept deze mechanismen weer expliciet op. Daar zijn wij zeer op tegen.

    Kijken we naar de voorwaarden voor de methodiek van een veiling (zie onder paragraaf 2) dan is evident dat in facilitaire dienstverlening van geen kanten voldaan wordt aan de eerste 3 criteria: schoonmaken is geen standaard taak, de branche heeft geen prijshefboom en de aanbiedingen zijn verre van homogeen, sterker nog: er is een grote behoefte aan maatwerk en situationele aanpassing.Ik heb een keer meegedaan als bieder op een veiling van Christies om een mooi impressionistisch schilderijtje van mijn geboortestad Schiedam te bemachtigen. Ik had met deskundige hulp van een expert een richtbedrag en een maximum voor mezelf vastgesteld. Tijdens het biedingsproces ging de prijs vier keer over de kop, kennelijk was ik niet de enige die de kwaliteit had weten te waarderen, en ik heb het met een gerust hart door een ander laten kopen. Dit veilingproces voldeed aan alle criteria:Het product was 100% gedefinieerd, en was ook tevoren onderzoekbaar, de prijshefboom was volledig effectief (een beetje tot mijn verdriet 😊), het product was glashelder en tastbaar, en er was, helaas, meer dan voldoende concurrentie.

    Een veiling kan dus prima adequaat werken, niets tegen de methodiek an sich. Maar voor ons soort facilitaire dienstverlening stimuleert het, door de aard van de methodiek, bij uitstek onverantwoordelijk biedgedrag, prijs gedreven, met veronachtzaming van en ongewenste druk op de marge, en dus de productiviteit en de ruimte voor een fatsoenlijk sociaal beleid.

Ergo: Een veiling als methode van contractuitgave/aanbesteding wordt vanuit de Code als ongewenst en niet passend gezien voor uitbestede facilitaire dienstverlening

geschreven door Kees Blokland