22 juni 2026

Indexatie werkt door in continuïteit: ‘Het echte gesprek begint pas als het niet meer in de begroting past’

Met goede afspraken over indexatie aan de voorkant voorkom je veel discussie, zowel intern als met leveranciers. Maar wat als kostenstijgingen hoger uitvallen dan verwacht en het beschikbare budget niet meebeweegt? Dan begint het gesprek pas echt. Welke keuzes maak je dan, en wat betekent dat voor de kwaliteit, het contract en de mensen op de werkvloer? In gesprek met Ronnes Vianen, als senior contractmanager bij NS verantwoordelijk voor de schoonmaakcontracten van de treinen, verkennen we hoe NS hiermee omgaat.

Gesprek op basis van feiten
Bij NS ligt indexatie niet open voor interpretatie. In alle schoonmaakcontracten is vooraf contractueel vastgelegd hoe indexatie wordt berekend. “We hebben een vast format in onze contracten, waarin we indexatie uitsplitsen in drie hoofdcomponenten: cao-ontwikkelingen, sociale lasten en een stukje CPI voor overige kosten,” legt Vianen uit. Door deze opbouw ontstaat een feitelijke basis voor het gesprek. Elke component heeft immers zijn eigen dynamiek en impact. “Je hebt dan heel inzichtelijk waar een stijging vandaan komt. En het gesprek dat je daarover voert, gaat over de feiten: klopt deze berekening?”

Volgens Vianen helpt het ook binnen de eigen organisatie enorm dat indexatie contractueel goed is vastgelegd. “De wens is vaak: minder kosten, maar dezelfde kwaliteit behouden. Maar dat kan niet. Deze afspraken helpen ons om intern uit te leggen: dit is geen keuze, dit is de realiteit.”

“Wat zeker ook helpt is dat we in de schoonmaakcontracten voor onze treinen hebben gekozen voor een open boekhouding”, aldus Vianen. “Dat wil zeggen dat wij gezamenlijk, én leverancier én NS, inzage hebben in de begroting, werkelijke gemaakte kosten en prognoses wat betreft de kosten. Dit wordt strak op detailniveau gemonitord en maandelijks besproken in onze FiCo-Overleggen. Daarmee zitten we dicht op de bal wat betreft de continue kostensturing, waarvan de jaarlijkse indexering een onderdeel is. Ook over de wijze van deze sturing zijn contractuele afspraken gemaakt”.

Als het niet meer in de begroting past
Met deze afspraken verschuift het gesprek ook: niet óf er geïndexeerd wordt, maar hoe de uitkomst daarvan wordt verwerkt in het contract en de dienstverlening. “Als de berekening klopt, dan rolt daar een percentage uit dat in de contracten wordt doorgerekend,” legt Vianen uit. Dat betekent niet dat er geen spanning kan ontstaan. Die zit alleen ergens anders: “Het werkt zolang het past binnen je budget, en je tevreden bent over dienstverlening. Maar als dat niet zo is, begint het pas.”

In de praktijk werkt NS met jaarbegrotingen die samen met de schoonmaakpartners worden opgesteld. Daarin wordt ook alvast een verwachting opgenomen van de indexatie voor het komende jaar. Maar die verwachting kan afwijken van de uiteindelijke werkelijkheid. “Als de cao-ontwikkelingen anders uitpakken dan verwacht en het percentage hoger wordt, dan hebben we een probleem. Meer geld bijvragen is in de praktijk bijna onmogelijk.” En dan begint het echte gesprek.

Gevolgen voor continuïteit en kwaliteit van dienstverlening
Dat gesprek gaat niet langer over indexatie zelf, maar over wat er nodig is om binnen de financiële kaders te blijven. “De cao en sociale lasten staan niet ter discussie, die moeten gewoon betaald worden. Dus dan ga je kijken: waar kun je het wel zoeken?” Concreet betekent dat dat er keuzes moeten worden gemaakt in de dienstverlening, bijvoorbeeld het minder frequent uitvoeren van periodieke werkzaamheden, kritisch kijken naar materialen en middelen, of kosten in de keten opnieuw tegen het licht houden. Maar zulke keuzes werken direct door in het contract en de uitvoering, legt Vianen uit. “Als je gaat afschalen in je dienstverlening, kun je je KPI’s ook niet meer op hetzelfde niveau houden. Je moet altijd doordenken wat een keuze betekent voor de uitvoering. Dat hoort bij het gesprek.”

Niet automatisch snijden in uren
Volgens Vianen is het lang niet altijd nodig om de besparing direct te zoeken in het aantal uren. In plaats daarvan kijken ze bij NS breder naar de kosten. “Soms zit de ruimte in iets kleins. Als je op een schoonmaakmiddel dat je op grote schaal gebruikt een paar cent bespaart, dan kan dat al veel opleveren”. Vianen benadrukt daarbij dat zulke besparingen in kleinere contracten minder impact hebben dan op hele grote contracten zoals die bij NS, maar nodigt anderen uit om creatief te kijken naar andere kostencomponenten. “Uren schrappen is de makkelijkste oplossing, maar niet altijd de beste. Door ook naar andere kostencomponenten te kijken, kan de impact op de werkvloer worden beperkt.” En dat is ook in het belang van de kwaliteit van de dienstverlening. “Juist omdat we de kwaliteit zo goed mogelijk willen behouden, proberen we zo min mogelijk aan de operatie te sleutelen. En eerlijk, door de open boekhouding kan dit ook.”

Samenwerken op basis van vertrouwen
De manier waarop NS met indexatie omgaat, vraagt niet alleen om heldere afspraken en scherpe analyses, maar vooral om een goede relatie met schoonmaakpartners. Transparantie over kosten en keuzes ontstaan niet vanzelf. Volgens Vianen begint het bij vertrouwen. “Je kunt dit eigenlijk alleen doen als je in vertrouwen samenwerkt, in partnership. Je hebt allebei je eigen belangen – en dat is ook helemaal prima – maar je moet wel open met elkaar het gesprek kunnen voeren. Daar moet je echt in groeien, en daar hebben wij bewust tijd in geïnvesteerd.”

Dat vraagt van beide kanten tijd, met daarbij de juiste stakeholders in hun kracht, bijvoorbeeld Finance. Maar zeker ook aandacht en de bereidheid om ook het ‘lastige gesprek’ te voeren. Vianen: “Het heeft ook wel eens gebotst, maar eigenlijk helpt dat alleen maar. Als je een keer een goed stevig gesprek hebt gehad en je komt daar samen uit, dan wordt de relatie juist sterker. Het hoort er een beetje bij, zoals in een goed huwelijk.”